FORMATION SUR LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Pourquoi suivre une formation sur la signature électronique 
Saviez-vous que les professionnels tels que les chimistes et biochimistes sont les seuls à pouvoir signer certains documents et que des cas d’usurpation de la signature professionnelle ont été rapportés à l’ACBQ ainsi qu’à l’ordre des chimistes du Québec? Ces cas ne sont qu’un aspect des risques auxquels les professionnels, gestionnaires, directeurs ou superviseurs sont exposés en regard de la signature documentaire. Si vous désirez remettre à jour vos connaissances sur la signature légale de documents et comprendre comment cette signature s’intègre aux technologies actuelles, cette formation est pour vous. La légalité d’une signature est ce qui vous protège en cas de différend avec d’autres parties. Il est donc essentiel de savoir discriminer la légalité d’une signature afin d’éviter toute problématique. Si vous vous êtes déjà posé une de ces questions, cette formation est pour vous. 

 

• Qu’est-ce qu’une signature électronique et numérique? Quelles sont les différences?

• Les signatures électroniques sont-elles légales? 

• Comment distinguer une vraie signature?

• Quand peut-on mettre en doute une signature? 

• Quels sont les risques en regard de la signature électronique qui touche spécifiquement les chimistes et les biochimistes? 

• Qu’est-ce que l’usurpation de signature? Qui dois-je contacter lorsque j’ai un doute d’usurpation?

• Comment optimiser la gestion des signatures au sein d’une entreprise? Existe-t-il des outils pour aider la gestion des documents? Quelle est la légalité de ces outils? 

• La signature numérique peut-elle vraiment économiser du temps? 

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À qui s’adresse cette formation ?
La signature fait aujourd’hui partie intégrante du marché du travail. Des contrats de travail à la réception des marchandises, les travailleurs doivent constamment signer des documents dans le cadre de leurs fonctions. Chaque employé est responsable de s’assurer de la légalité de ses signatures. Il peut donc être pertinent pour les employés confrontés régulièrement avec la signature de documents de suivre cette formation. De plus, les entreprises prises avec plusieurs départements doivent gérer un grand nombre de documents nécessitant des signatures. L’adoption de bonne pratique documentaire et d’un processus optimisé de signature des documents permet de réduire considérablement les pertes de temps associées à l’attente d’une signature et permet d’améliorer la traçabilité des documents. Cette formation peut donc être pertinente à toute personne souhaitant améliorer le processus de signature documentaire au sein de son département ou de son entreprise.

La signature des personnes d’autorité (gestionnaire ou directeur) représente en partie ou en totalité l’entreprise que ces personnes représentent et est souvent nécessaire pour autoriser certaines activités ou conclure une entente d’affaires. Dans ce contexte, il devient essentiel de s’assurer de la légalité de la signature pour éviter toute problématique en cas de différends. Une signature non officielle pourrait annuler une entente d’affaires, affecter la crédibilité de l’entreprise et générer des coûts juridiques évitables. Il devient donc impératif pour les personnes d’autorité de s’assurer de la légalité des documents qu’ils signent au nom de l’entreprise. 

De plus, les professionnels membres d’un ordre, comme les chimistes et les biochimistes, sont les seules personnes à pouvoir signer certains documents liés à leur profession. Leur signature a donc une valeur non négligeable qui s’accompagne d’une reconnaissance de leurs compétences par leur ordre professionnel. En ce sens, le professionnel doit s’assurer de la légalité des documents professionnels qu’il signe. Les professionnels membres d’un ordre professionnel sont également sujets à l’usurpation de leur signature puisqu’ils sont les seuls à pouvoir signer des documents liés à leur domaine professionnel. Des cas d’usurpation de signatures propres aux chimistes et aux biochimistes ont été rapportés à l’ACBQ en 2023. Un exemple sera présenté dans la présente formation. Le professionnel se doit également de savoir les bonnes démarches à suivre dans le cas où il constate l’usurpation de sa signature ou de celle d’un collègue.

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Objectifs globaux de formation
Cette formation vise à :

• familiariser avec le concept de signature électronique et numérique, 

• connaître la légalité des signatures selon les différents formats,

• reconnaître une fausse signature et savoir les démarches à suivre dans ce contexte, 

• connaître les outils permettant d’optimiser le processus de signature électronique,  

• se familiariser avec l’usurpation de la signature professionnelle dont les chimistes et biochimistes sont exposés.

 

Le formateur
Julien Pinard, directeur des comptes chez Notarius, possède une expérience de plus de 20 ans dans le domaine de la technologie de l'information.
Grâce à son engagement et à son expertise, il a joué un rôle essentiel dans la promotion de la dématérialisation des documents et des processus d'affaires, ainsi que dans la modernisation et la transformation numérique de nombreuses organisations.
                                                                                                                       

Quelques éléments à savoir sur Notarius
•    Fondée en 1996 par la Chambre des notaires du Québec, Notarius a pour mission d’offrir des solutions assurant la fiabilité à long terme des documents officiels
•    Depuis 1998, l’infrastructure à Clés Publiques (ICP) de Notarius est reconnue par le gouvernement du Québec
•    Aujourd’hui, elle est utilisée par plus de 50 associations professionnelles canadiennes, +5000 entreprises, universités, municipalités et gère +50 000 identités numériques 
•    Chaque année, plusieurs millions de documents sont signés avec les solutions de Notarius.
 

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